読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

見積りと実績でミライの見通しを立てる 〜スマホアプリによる時間管理

タスク管理・時間管理

平日はほぼ毎日同じような一日を過ごしています。

  1. 起床
  2. 夜のうちに回しておいた洗濯物を干す
  3. 夫と子どもたちを起こしてバタバタと送りだし&出勤
  4. 仕事
  5. 保育園のお迎え
  6. 夕飯準備&夕飯
  7. 子どもたちとお風呂
  8. 寝かしつけ(高確率で一緒に寝落ち)
  9. 夕飯の片付け
  10. 洗濯予約
  11. 就寝

代り映えのしないつまらない日々・・・と言ってしまえばその通りなのですが、「やるべきことをやる」という観点から、今は以前より有意義な毎日を送れています。

大筋で「やること」は決まっているので、基本的には以前も今も一日の流れは変わっていませんが、以前はただただ慌ただしく一日が終わっていました。睡眠時間は間に寝落ち復活を挟んで2時間+3時間という感じでしたし、キッチンは食事準備の度に前の食事で使った食器を洗ってから使うという具合で、部屋の片付けや掃除なんてやっている時間はないと思っていました。
ところが今は、食後直ぐにキッチンを片付け、寝る前にリビングを片付けて、朝は軽く部屋やトイレの掃除をしています。まだ十分な睡眠時間を確保することは出来ていませんが、以前のようにやり残した事をやる為に深夜に起きなくても良くなりました。

優良アプリ「たすくま」との出会い

昨年の10月から「たすくま」というタスク管理アプリを使っています。

これは、もともと仕事のタスク管理用に考えられた「TaskChute」という仕組みを、スマホiPhone)で利用出来るようにしたアプリで、1日のタスクを直列に(時間軸で)並べて、一つずつ片付けていくことで「やるべきこと」を完遂できるしくみになっています。また、「リピート機能」を使うことで、毎日または週、月、年単位での「習慣づけ」をサポートしてくれます。
しかし、これまでスマホのアプリといえば殆ど無料のものしか使ったことがなかった私にとって、3,600円という金額は恐ろしく高額に思えました。

一日のやることを全て決める

私は、子どもの頃から「予定を立てる」のが好きでした。夏休みの1日の過ごし方を分単位で円グラフにしたりしていました。そして、それを1日だって実行できたことはありませんでした。たぶん、あまりに細かくて、実現するのには無理のある計画だったのだと思います。
このアプリを購入するにあたって、金額のことと別に「細かく計画を立てても、実際にその通り行動できるんだろうか?」「使えこなせなかったらどうしよう」「直ぐに飽きてしまったらどうしよう」という不安がありました。

ところが、このアプリはその辺りもとても良く出来ていて、まず毎日のタスクを登録する際に「予定を立てる」必要がありません。もちろん事前に予定を登録しておいても良いのですが、初めの一週間くらいは「予定を立てる」ことよりも「実際にやったこと」を記録していくのです。そして「今日やったことは明日(または来週)もやるだろう」ということで、リピートタスクに登録します。そうすることで、「一日の予定」が自動的に作成されていきます。

「見積り時間」と「実績時間」

各タスクは、やったかどうかのチェックではなく、実際にその作業を開始した時間と終了した時間を登録することで「完了」となります。初めは少し面倒に感じるのですが、実際にかかった時間「実績時間」を知ることで、翌日以降の同じタスクの「見積り時間」を正確にしていくことができます。
その日にやるべきことをただ書き出しただけのタスクリストでは、なんとなく一日を過ごして、寝る前になって「あれもしてない」「これもしてない」ということになりかねません。各タスクにどのくらいの時間がかかるのかが分からなければ、一日のどこにその重要なタスクを実行する暇があるのかも分かりません。
「見積り時間」を「実績時間」に近づけることで、一日の始まりに「この時間までにこれだけの事ができる」「今日は特別な予定(または絶対やらなきゃいけないタスク)があるから、このタスクは後回し(またはキャンセルに)しよう」という、先の見通しを立てることができます。

どれだけの時間を無駄に過ごしていたか…

このアプリを購入して4ヶ月ですが、毎日使っていますし、今ではこれなしでは生活出来ないのではないかと思うくらいです。
初めの「実際にやったこと」を記録していく一週間で、これまでどれ程無駄な時間の過ごし方をしていたかを思い知りました。SNSやネットニュースなどに費やす「だらだらスマホ」の時間、深夜に寝落ちから復活して見る「テレビ」の時間…。あれほど時間がないと思っていたのに、「なんとなく」「だらだら」過ごしていたから気づかなかっただけで、無駄にしていた時間が結構あることに気がつきました。
また、一つずつのタスクを実行するのも「見積り時間内に」「昨日より少しでも早く」とタイムアタック的な意識が働き、集中して短時間で終わらすことが出来るようになりました。


現在、平日は約50個のタスクが登録されています。毎日全てのタスクが完了する訳ではありません。週末は、急な予定が入ったりして複数のタスクをごっそり翌日に持ち越すこともあります。時には「あ〜、疲れた。もう良いや!」と半数以上のタスクを未完了のまま寝てしまうということもあります。
「全部やらなきゃ」と強迫観念に駆られるのではなく、時々サボってもそれでも良いかと思えるのは、今日サボっても明日以降でリカバリできるという見通しが立てられているからだと思います。

まだまだ使いこなせていない機能もありますし、本当は日次レビューや週次レビューもしたいのですが今は全く出来ていません。
これからも試行錯誤しながら、もっとうまく時間を使えるようになりたいと考えています。

ブログ村テーマ 時間管理・時間術について

広告を非表示にする